Belege Buchhaltung

''Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, das Vier-Augen-Prinzip
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Zahlungen erfolgen auf der Basis von Belegen (Eingangs- u. Ausgangsrechnungen, Bar-Belege) Nur auf der Basis formal korrekter Belege (gesetzlich definiert, siehe Merkblatt) darf eine Buchung/ Zahlung erfolgen.

Bei der Prüfung der Belege gilt das Vier-Augen-Prinzip: Die Feststellung der sachlichen/rechnerischen Richtigkeit und die Anordnung der Zahlung müssen von zwei unterschiedlichen Personen durchgeführt und verantwortet werden und jeweils durch Unterschrift auf dem Buchungsblatt bestätigt werden. Erst dann darf die Buchhaltung die Auszahlung tätigen bzw. die Einnahme verbuchen.

Die Verantwortlichkeiten sind jeweils:

• inhaltlich/sachlich u. rechnerisch (Zahlungsgrund u. Höhe der Zahlung) bewirtschaftende Stelle/Referenten/Fachstellen
• Anordnung zur Zahlung Verwaltungsleitung
• Auszahlung Buchhaltung

Bei Unstimmigkeiten/Auffälligkeiten hinsichtlich des Zahlungsgrundes (z. B. Zigaretten auf einem Kassenbeleg) und Zahlungshöhe (z. B. wesentlich höherer Betrag der Telefonrechnung als im Vormonat), die erst bei der Anordnung oder Verbuchung auffallen, muss eine Rücksprache und Klärung mit der bewirtschaftenden Stelle erfolgen. Hierbei handelt es sich nicht um Misstrauen oder das Infragestellen von Zahlungsgrund oder angemessener Höhe, sondern um die Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips.

Die bewirtschaftende Stelle kann bereits bei der sachlichen u. rechnerischen Prüfung evtl. auffällige Inhalte und Beträge erläutern (z. B. Zigaretten für Anti-Drogen-Kurs), um Rückfragen zu vermeiden.

Auf der Basis formal nicht korrekter Belege (siehe Merkblatt) darf die Buchhaltung keine Zahlung leisten. Auch in diesen Fällen wird sie sich nochmals mit der bewirtschaftenden Stelle in Verbindung setzen, um einen formal korrekten Beleg zu beschaffen.